電子郵件，作為現(xiàn)代人最常用的正式交流方式，無論在校園還是職場，都顯得格外重要!聯(lián)系導(dǎo)師，日常工作，申請問詢等等，我們每天都會接觸郵件，但又有多少人能注意其中的細(xì)節(jié)，或者能認(rèn)真準(zhǔn)備一封郵件?

　　細(xì)節(jié)決定成敗，從來不是騙人的。郵件恰恰是“陌生人”之間最主要的交流的方式，而陌生人之間的互相“了解”往往見諸于透過屏幕的“第一印象”。

　　1、郵件主題

　　這是經(jīng)常被忽略的問題，沒有主題的郵件經(jīng)常被當(dāng)成垃圾郵件!還有一種比沒有主題更可怕的是，主題直接是正文開頭前X個(gè)文字。這種郵件會讓收件人感受到極度地不被尊重，對于一封郵件最核心的地方都如此敷衍，這種看法會“牽連”整個(gè)郵件內(nèi)容乃至發(fā)件人。

　　郵件主題既有幫助收件人迅速了解郵件核心內(nèi)容、節(jié)約閱讀時(shí)間的作用，還可以便捷收件人進(jìn)行查找檢索，因此有無主題，體現(xiàn)了發(fā)件人能否換位思考的習(xí)慣和思維。

　　那么郵件主題應(yīng)該怎么擬?第一，通常情況下不要超過15個(gè)字，太長的主題很多郵件系統(tǒng)無法完全顯示。第二，主題格式：誰+想干什么事。示例：李月請示合同審批問題;王陽自薦(期望)成為您的學(xué)生。

　　2、關(guān)于稱呼

　　一定要有尊稱，如尊敬的xx，敬愛的xxx，避免使用“親愛的”“崇拜的”等浮夸的詞匯，本意是拉近關(guān)系，結(jié)果是畫虎不成反類犬。

　　3、關(guān)于問候語

　　一般用您好，顯得更加尊敬。第一次郵件聯(lián)系時(shí)，特別是向長輩、領(lǐng)導(dǎo)、老師發(fā)郵件時(shí)，一般需表達(dá)“感謝您在百忙之中查閱郵件”。雖然是套話，但能夠彰顯發(fā)件人的謙卑態(tài)度，打擾為歉。

　　4、正文一定要簡潔

　　郵件不是情書，都是正式場合的交流工具，有的甚至有法律意義，因此盡量化繁為簡，一句話能說清楚的堅(jiān)決不用兩句話。

　　第一，簡明扼要地寫明身份，一個(gè)人的身份信息有很多種，姓名、性別、年齡、民族、政治面貌、出生年月、家庭背景、教育情況等等，該寫哪些?一定要以本次郵件溝通為限，對方大概需要了解到何種程度，你就應(yīng)該披露到何種程度。

　　第二，禮貌有度清楚地提出自身需求、溝通目的，禮貌指的是言語不要過于張狂放肆，注意分寸，盡量委婉，特別是提出要求，希望他人配合時(shí);清楚指的是不要因?yàn)槲瘢粕届F罩，顧左右而言他，弄得收件人一頭霧水，這種情況下，即使收件人能夠猜出郵件目的，也可以不清楚為由拒絕，使發(fā)件人處于被動狀態(tài)。

　　第三，提出自身需求之后，結(jié)語部分可以使用“期待您的回復(fù)”等詞句。如果郵件是請示、咨詢，對時(shí)效有較高要求，一定要在結(jié)尾明確期待回復(fù)的時(shí)間，并說明理由，避免過于生硬的語氣。

　　5、祝福語

　　有兩種格式：一是，此致，敬禮;二是，普通祝福語，如身體健康、工作順利、生活愉快等。需要注意的是，既不要落入俗套，全部套用一個(gè)模板，又不要過分標(biāo)新立異，使用一些“別開生面的祝福”，如“數(shù)錢數(shù)到手抽筋”“美若天仙”“當(dāng)上副校長”，始終要牢記，郵件是陌生人之間的溝通工具，既然不熟，為什么要這么輕佻?

　　不是必須要，但有最好!進(jìn)入職場的人，基本都是有的!

　　6、簽名(落款)

　　當(dāng)你是第一次給某人發(fā)郵件時(shí)，你的簽名檔算是你的個(gè)人名片，收件人可以在簽名檔里知道你的基本信息，如果有進(jìn)一步的溝通，可以根據(jù)你簽名檔里留下的聯(lián)系方式直接與你取得聯(lián)系。

　　如果正文中已經(jīng)提到了個(gè)人聯(lián)系方式等信息，就無需在落款中再次提及。

　　7、用真實(shí)姓名作為郵箱昵稱

　　這其實(shí)是個(gè)細(xì)節(jié)問題!很多人都會忽略的細(xì)節(jié)問題。

　　發(fā)過QQ郵件的人都清楚，QQ郵箱的昵稱就是 QQ 昵稱。所以，對于一封正式的郵件來說，要額外注意這個(gè)細(xì)節(jié)，修改郵箱的昵稱，建議用真實(shí)姓名。

　　8、關(guān)于收件人和抄送人

　　收件人是主送人，抄送人是指將郵件同時(shí)發(fā)送給收信人以外的人。抄送的目的是讓第三人知悉郵件內(nèi)容，但一般不需要回復(fù)郵件。

　　9、附件一定要列明

　　第一，附件要命名，而且出現(xiàn)多個(gè)附件時(shí)，要列明：附件一：xxxx;附件二：xxxx。千萬不要出現(xiàn)“新建文本文檔”“新建 Word”“新建表格”等附件。

　　第二，附件如果是修改反饋文檔，需標(biāo)明修改人-修改日期-修改方式，便于收件人查找管理。示例：附件一：罪刑法定原則文獻(xiàn)綜述-張三-0212-批注修改。

　　10、發(fā)送郵件之前要檢查

　　寫好郵件一定要，檢查!檢查!檢查!重要的事情說三遍。

　　檢查收件人、抄送人的郵件地址是否正確。

　　檢查是否存在錯(cuò)別字、語句不通、邏輯不當(dāng)之處。

　　檢查格式是否美觀，對齊、首行縮進(jìn)、分段、字體、字號等屬于排版細(xì)節(jié)，均須注意。

　　電子郵件，你會寫了嗎?

　　若想要了解更多郵箱內(nèi)容，可以關(guān)注木辰網(wǎng)絡(luò)。